Réaliser des autres entrées et sorties par importation de fichier
Depuis la fenêtre « Autres entrées » ou « Autres sorties », vous sélectionnez le menu « fichier/Importer par fichier ».
Une fenêtre « Importation de mouvements » s'ouvre.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez importer des mouvements de stock depuis des fichiers textes. Ceci peut par exemple être pratique si vous voulez reproduire des entrées ou sorties qui vous ont été données via un tableur du type Excel, ou bien si vous désirez sortir des commandes issues de votre site web d'E-commerce, etc.
Saisir les détails d'importation
Vous devez tout d'abord spécifiez sur quel entrepôt vous désirez effectuer le mouvement.
Ensuite, choisissez s'il s'agit d'une entrée ou d'une sortie.
Si vous avez choisi de gérer les articles d'occasion, vous pourrez sélectionner s'il s'agit d'un fichier d'articles neufs ou d'articles d'occasion.
Par défaut, le programme va lire la référence de l'article dans la première position de la ligne du fichier, et la quantité du mouvement dans la seconde. Ces positions peuvent être spécifiées par vous-même en indiquant le numéro de celle-ci dans les cases « Référence » et « Quantité » respectives.
Vous devez également préciser quel sera le séparateur de colonne à interpréter dans le fichier. Si vos quantités contiennent des décimales, spécifiez également le séparateur de décimales.
Tous ces choix sont sauvegardés, vous ne devrez pas les ressaisir à chaque fois.
Sélectionnez ensuite le fichier à l'aide du bouton « ... ».
Importer le fichier
Cliquez ensuite sur le bouton « Importer ».
Le programme va lire le fichier sur base des informations que vous avez saisies, les lignes commençant par le sigle # seront ignorées.
Ligne par ligne, le programme va rechercher l'article sur base de la référence de la ligne. Il va effectuer la recherche à trois niveaux :
Tout d'abord, il va rechercher l'article sur base de sa référence « Stock It Easy », simplement appelée « Référence » dans le programme. Pour ce faire, il complètera automatiquement la référence lue par des 0 à gauche afin d'atteindre un nombre de 6 chiffres, par exemple « 12 » sera interprété comme « 000012 ».
Si l'article n'est pas trouvé sur la référence, la recherche va s'effectuer à l'identique sur la référence article.
Si enfin la référence article n'est pas trouvée, la recherche va s'effectuer sur la référence fournisseur.
Afin que vous puissiez visualiser sur quel référence l'article à été trouvé, celle-ci se colorie en vert par article trouvé.
Il est important de savoir que la recherche sur référence article ou sur référence fournisseur ne peut ramener un résultat valable que si vous avez saisi des références uniques pour toute votre base d'articles, sinon, le premier article dont la référence est trouvée sera affiché.
Si l'article n'est pas trouvé, il sera surligné en rouge.
Si vous avez spécifié une sortie de stock, l'importation du fichier va consulter le stock disponible en tenant compte des quantités en encours out, si le stock est insuffisant pour honorer la sortie, la ligne est surlignée en rouge et un message d'erreur lui est assigné.
Si votre l'article trouvé est « dormant », il sera affiché mais surligné en rouge et impossible à modifier, ce mouvement ne pourra pas être enregistré.
Si l'article est un article composé, il sera affiché mais surligné en rouge et impossible à modifier, ce mouvement ne pourra pas être enregistré. Il est toutefois prévu d'améliorer l'utilisation de cette fonction à ce type d'articles.
Il est également prévu dans un avenir proche de gérer les critères de traçage et suivi (Lots, DLC et dLUO) en gérant par exemple des sorties automatiques en first in first out (FIFO).
Le fichier importé est copié dans le sous répertoire synchro/archive de l'application.
Modifier les quantités importées
A ce stade, aucun mouvement de stock n'est encore enregistré dans Stock It Easy, vous pouvez encore, ligne par ligne, aller modifier la quantité lue dans le fichier. Si vous avez choisi d'importer une sortie, la nouvelle quantité saisie sera réévaluée afin de savoir si le stock est en quantité suffisante pour la sortie demandée. Si vous ne désirez pas enregistrer le mouvement d'un article du fichier, il suffit de saisir 0 comme quantité de mouvement.
Les modifications faites à l'écran ne modifie ni le fichier d'origine, ni le fichier sauvegardé.
Enregistrer les mouvements de stock
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Les lignes sans message d'erreur et ayant une quantité de mouvement > 0 seront enregistrées en tant qu'entrée ou sortie de stock. Cette action est dés lors définitive.