si vous avez configuré les paramètres d’envoi d’e-mail depuis les paramètres généraux, vous pouvez envoyer un e-mail contextualisé dans les cas suivants :
- Commande d’achat
- Commande de vente
- Expédition
Les e-mail peuvent-être pré complétés avec vos messages personnalisés et des mots clés remplacés dynamiquement selon le contexte
Lorsque vous cliquez sur le bouton « E-mail », la fenêtre d’envoi de message s’ouvre et est pré-complétée selon le contexte.
Exemple 1 : vous cliquez sur une commande en attente d’approbation, la fenêtre d’e-mail sera pré-remplie avec les données de la commande, la demande d’approbation en pièce jointe, le message et le destinataire des demandes d’approbation.
Exemple 2 : vous cliquez sur une commande prête à envoyer au fournisseur, la fenêtre d’e-mail sera pré-remplie avec les données de la commande, le bon de commande en pièce jointe, le message « bon de commande » et le fournisseur comme destinataire.
Les mots clés
Dans la liste de gauche se trouve une liste de mots clés (qui peut évoluer selon le contexte). Passez votre curseur de souris en survol de ces mots clés et vous lirez leur signification.
Faites glisser/déposer ces mots clés dans votre message, ceux-ci seront automatiquement remplacés par leurs valeurs du contexte lors de l’envoi de l’e-mail. Vous pouvez également en voir la « traduction » directement en cliquant sur le bouton.
Le sujet et le message avec les mots clés remplacés par leur valeur.
Vous pouvez encore tout modifier, c’est à dire l’expéditeur, les destinataires (et en copie et / ou en copie cachée), ajouter ou supprimer des pièces jointes, modifier l’objet ou le corps du message.
Les messages ne sont pas sauvegardés, il est donc conseillé de vous ajouter systématiquement en copie (cachée ou pas) de vos e-mail afin de les recevoir également dans votre messagerie pour gérer le classement. Ceci se configure dans les paramètres d’envoi d’e-mail depuis les paramètres généraux.
