Pour réaliser un inventaire, vous allez exporter un fichier Excel représentant une vue à l’instant T de votre stock, puis vous mettrez à jour ce fichier avec les quantités inventoriées, et vous importerez ce fichier dans Stock It Easy.
1 : Exporter le stock avant inventaire
Via la fenêtre de consultation du stock, cliquez sur le bouton imprimer et choisir l’option Exporter, votre stock actuel est exporté dans un fichier Excel.
Enregistrez ce fichier à l’endroit de votre choix.
Des lignes peuvent être superflues, car vous avez ici la situation de tout le stock de tous les entrepôts définis.
Vous pouvez donc par exemple vous limiter à un seul entrepôt, une seul étagère, un seul fournisseur pour faire des inventaires localisés.
Beaucoup de colonnes sont superflues, mais tout dépend de votre mode de détail de votre stock, dans l’exemple ci-dessous, imaginons que vous gérez le stock avec une notion d’emplacement mais aucun détails de traçage et suivi, je vous conseillerai dès lors de supprimer les colonnes suivantes :
C, E à N, P à S, N, U à Y (A minima, il faut que vous ayez dans ce fichier de quoi identifier l’article dans son plus fin détail de stock).
Dans notre exemple, il va alors vous rester un fichier avec 6 colonnes :
Notez que la colonne Quantité ne sert à rien, vous pouvez ne pas la prendre, ceci dépend de si vous préférez que l’inventoriste voit ou ne voit pas la quantité en stock dans le logiciel.
Prévoyez une colonne quantité inventaire dans le fichier, dans l’exemple je la met en G, et encodez-y l’inventaire (attention, inventaire dans cet exemple par article par emplacement) :
Enregistrez le fichier.
2 : Réaliser le comptage physique
Avec ce fichier, faites l’inventaire directement via un pc portable ou l’imprimer et ensuite faire le comptage sur papier puis encoder dans le fichier Excel par la suite, au choix selon votre propre organisation.
3 : Importer l’inventaire dans Stock It Easy
Dans le menu principal, allez dans le pavé stock et cliquez sur le bouton importation (si pas visible, voir dans votre profil d’utilisateur pour son affichage), dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez comme ceci :
Ensuite, cliquez sur le bouton en dessous avec les 2 écrous, ça va calculer et puis vous présenter les mouvements que le système propose pour adapter votre stock « logiciel » à votre inventaire :
Dans la fenêtre suivante, vous verrez le stock logiciel et le mouvement qui doit être fait pour que celui-ci soit mis à jour selon l’inventaire du fichier, ce sera soit des entrées (inventaire > au logiciel), soit des sorties, soit un mouvement « Aucun » si le comptage est identique, c’est-à-dire que ces lignes seront ignorées car votre comptage est identique à votre stock existant dans le logiciel.
Ces 3 cas sont illustrés sur les 3 premières lignes de notre exemple :
Si vous êtes d’accord avec ce qui est présenté, cliquez sur le bouton valider et les mises à jour s’effectuent.
